Hoe plan, regel, organiseer ik een rondreis; stap voor stap planning

In de Lama tempel Beijing China

Ik schreef eerder al eens een algemene blog over hoe je het beste de voorbereidingen van een rondreis aan kan pakken, maar het is natuurlijk veel makkelijker om een stap voor stap plan te schrijven wat je dan zelf kan volgen. In deze blog lees je hoeveel maanden van tevoren je met welke activiteit moet beginnen om de perfect georganiseerde rondreis te maken.

6 tot 12 maanden voor vertrek

Ik ga er vanuit dat je hebt besloten waar je heen wilt en dat je ook weet in welke periode je daar heen wilt. Wanneer je dit nog niet weet, dan kun je daar het beste eerst mee beginnen. Deze info heb je namelijk nodig om de beste route voor je rondreis voor te bereiden. In bovenstaande blog vind je meer tips hoe je een bestemming kunt selecteren, mocht je daar hulp bij nodig hebben.

Waar te beginnen met de voorbereiding? Laat ik je dan meenemen met een planning om die perfecte rondreis rustig in elkaar te zetten.

1. Zet een melding aan op Skyscanner

Je hebt natuurlijk geen zin om de hoofdprijs voor je vliegticket te betalen, maar wanneer weet je nou wanneer je ticket het goedkoopst is? Daar hebben heel wat websites iets handigs op gevonden. Op Skyscanner kun je bijvoorbeeld meldingen aanzetten. Ofwel voor specifieke data ofwel voor een bepaalde periode.

Dus wil je in november naar Thailand, dan kun je alle vluchten in november naar Thailand in de gaten houden. Zo vaak als je wilt krijg je een email van Skyscanner die je vertelt hoeveel de prijzen zijn gestegen of gedaald.

Je kunt in de Skyscanner app ook aangeven of je alleen directe vluchten wilt, of dat een overstap ook mag.

Overstappen tijdens je vlucht is natuurlijk heel veel goedkoper en kan ook bij een wat langere overstap een geweldige extra bestemming opleveren. Zo stapte ik een keer over in Lissabon en had ik tegelijk een stedentrip bij mijn vakantie inzitten. De mooiste overstap is die in IJsland geweest waar ik zeven dagen lang deed over een overstap en half IJsland heb gezien.

2. Hoe lang wordt je reis?

Om een vliegticket te boeken moet je natuurlijk wel weten hoe lang je ongeveer op reis wilt gaan. Meestal wordt dit beperkt door vakantiedagen die je beschikbaar hebt of je budget. Het doel van je vakantie zou wat mij betreft nooit moeten zijn om alles in een land te willen zien, want dat is toch niet haalbaar. Beter wat langzamer reizen en nog eens terug gaan naar een land, dan je helemaal kapot reizen en je reis als een soort fast-forward film leven. Slow travel laat je een land echt laat zien.

Misschien komen er dan nu vragen in je op als:

  • Naar welke luchthaven moet ik dan vliegen?
  • Hoe denk ik die hele route uit?
  • Wat nou als een rondje niet lukt?

Dat maakt voor nu nog niet zo veel uit. Ik ga er voor het gemak vanuit dat je een rondreis van 3 a 4 weken gaat doen en niet een wereldreis. Dat laatste vraagt namelijk een totaal andere aanpak Daar is deze blog niet voor bedoeld. Ga je een week of 3 a 4 op reis, dan beperk je je waarschijnlijk tot 1 land. Wanneer je hiervoor een intercontinentale vlucht nodig hebt, dan is bijna altijd de hoofdstad de enige optie om makkelijk heen te vliegen.

Op Skyscanner kun je natuurlijk ook alle luchthavens in een land selecteren. Misschien komt er een onverwacht mazzeltje voorbij waardoor je op een andere stad veel goedkoper kunt vliegen.

3. Ticket boeken

Wanneer je tevreden bent over de prijs van je ticket dan is het tijd om een vlucht te boeken. Ik verwacht dat ergens tussen de 6-12 maanden voor vertrek je ticket het meest goedkoop zal zijn. Dit verschilt per bestemming en hoeveel eisen je aan de vlucht stelt.

Er zijn hele theorieën over het wissen van cookies, het boeken op dinsdagen, etc. etc. Dat lijkt allemaal al lang achterhaald. De meest goedkope tickets vind je wanneer je flexibel bent wat betreft heen- en terugreis datum. Daarmee kun je het meeste geld besparen. Een week later terug reizen kan voor precies dezelfde vlucht soms ineens de helft schelen.

3 tot 6 maanden voor vertrek

Je hebt je tickets binnen, dus de voorpret kan beginnen. Onderstaande checklist kan je als leidraad gebruiken om na te kijken drie tot zes maanden voor vertrek. Sommige van deze zaken kunnen behoorlijk wat tijd kosten.

  • Heb je een visum nodig? Ja? Begin hier dan op tijd mee. Check welk visum je nodig hebt, via welke route je deze aan moet vragen en aan welke eisen deze moet voldoen. Zo heb ik mijn visum voor Oman te vroeg aangevraagd waardoor ik deze uiteindelijk opnieuw aan heb moeten vragen en dus twee keer heb betaald. In landen als China kan het daarentegen zo zes weken duren voordat je visum goed gekeurd wordt. En mijn ESTA voor Amerika was afgewezen terwijl ik er alleen wilde overstappen onderweg naar Belize. Soms heb je voor een overstap dus ook een visum nodig. Ik heb dus een aardige verzameling met kansloze visum acties op mijn naam staan. Mijn advies: begin op tijd, want anders kost het je heel veel geld of gaat in het ergste geval je vakantie niet door.
  • Heb je vaccinaties of malariapillen nodig? Wat je ook leest op internet, ga je naar een land buiten Europa, ga dan gewoon langs de tropenarts of GGD. Knokkelkoorts, malaria en difterie zijn geen grapje om te hebben. Dan wil je niet dat een of andere internet-trol je een belachelijk advies geeft. Liever gevaccineerd en mildere symptomen dan doodziek in een ziekenhuis in Rwanda. Sommige inentingen moet je meerdere keren voor terug komen met periodes van zes weken ertussen dus begin op tijd met je bezoek aan de GGD of het Tropencentrum.
  • Heb je je reisverzekering goed geregeld? Ga je risicosporten doen als duiken of skydiving die apart verzekerd moeten worden? Ben je goed gedekt? Heb je werelddekking aan staan wanneer je buiten Europa reist?
  • Is je paspoort nog lang genoeg geldig? Je mag bijna nergens naar toe als je paspoort niet minstens zes maanden geldig is op het moment van aankomst in het land.

Naast praktische zaken is het ook goed om na te denken over je reis zelf.

  • Wat wil ik echt graag zien?
  • Ga ik een huurauto huren of reis ik alles met het openbaar vervoer?
  • Heb ik dan een 4wd auto nodig? En is alles wel bereikbaar met het openbaar vervoer?
  • Zijn er bepaalde activiteiten als bijvoorbeeld meerdaagse trekkings, boottochten, vulkaanbeklimmingen, bezoek aan musea als Alcatraz of Robbeneiland die ik alvast moet gaan inplannen en reserveren?

Globale route

Het begint met een globale route. Wat wil je echt gezien hebben wanneer je het land verlaat en is dat haalbaar? Van San Francisco naar Miami reizen in twee weken is zonde van je tijd, dus dan moet je keuzes maken. Hoe ver liggen die must-see bezienswaardigheden uit elkaar en is er op het tussen gelegen stuk nog wat te zien of te doen? Hoeveel dagen denk je ergens te verblijven voordat je weer verder trekt?

Dat zijn allemaal best lastige vragen om te beantwoorden. Dus hoe weet je nou wat er allemaal te zien is?

  1. Check blogs van anderen waarin reisroutes met foto’s uitgeschreven zijn.
  2. Pinterest borden of Instagram pagina’s kunnen ook een goede bron van inspiratie zijn.
  3. Bekijk de routes van rondreizen aangeboden door de standaard reisorganisaties als FOX reizen of Koning Aap.

Al deze bronnen geven je een idee van de hoogtepunten van een land, reisafstanden en hoe vol je reisdagen dan worden. Heb je het idee dat die bezienswaardigheden mooi zijn? Voeg ze dan toe aan je lijstje met Must-See. Twijfel je? Zet ze dan op de Zien-als-het-op-de-route-is. Waarschijnlijk verzamel je van een land een lange lijst met mooie bezienswaardigheden waar je dan een mooie globale route mee kunt maken.

Wel of niet overnachtingen van tevoren boeken?

Boek je geen overnachtingen van tevoren dan is deze globale planning een leidraad om in de gaten te houden dat je wel weer op tijd terug bent voor je terugvlucht. Maar ook om ter plekke je plan te wijzigen als het weer juist mee of tegen zit. Of juist om ergens langer te blijven omdat het gebied je verwachtingen overtreft.

Wil je al je overnachtingen van tevoren regelen, dan moet je je planning tot in detail gaan uitwerken wat betreft reistijden, routes, mogelijkheden voor overnachtingen onderweg en wat je op de route allemaal wil zien. En daar gaat echt het meeste werk in zitten. Een handig artikel om te lezen is deze blog over Hoe bereid je een mooie rondreis voor?.

Hoe besluit je dan of je wel of niet van tevoren je overnachtingen wil boeken? De volgende vragen zouden je kunnen helpen om dit te beantwoorden.

  1. Reis je met meer dan 2 personen? Doe het dan wel. Op de bonnefooi elke avond accommodatie vinden voor zes personen zal niet makkelijk gaan.
  2. Reis je bijna nooit? Doe het dan wel. Het scheelt een boel stress als je je niet druk hoeft te maken over waar je gaat slapen wanneer je in een nieuw land, nieuwe cultuur en andere taal je weg moet zien te vinden en nog niet zo veel reiservaring heeft.
  3. Is het een land met beperkte accommodaties? Doe het dan wel. Denk bijvoorbeeld aan hotels in Namibië of motels in de Australische outback.
  4. Ga je kamperen? Als je mag wildkamperen dan hoef je natuurlijk helemaal niks te regelen. Waarschijnlijk ook niet als je niet mag wildkamperen. Meestal is er nog wel een plekje op een camping te vinden, of je vraagt of je bij een boer op het land mag staan.

1 maand voor vertrek

Nog maar een maand te gaan! Je rondreis komt in zicht. Er zijn maar een paar dingen om nog aan te denken en te regelen.

  • Heb je een andere stekker nodig voor het land waar je heen gaat?
  • Heb je je bankpassen op werelddekking gezet wanneer je buiten Europa reist?
  • Heb je al je belangrijke papieren mee als back-up? zoals
    • kopie paspoort,
    • kopie rijbewijs,
    • kopie creditkaart en bankpassen,
    • kopie reisverzekering en zorgverzekeringspas,
    • uitdraai visum,
    • uitdraai huurauto-overeenkomst als je die gehuurd hebt
  • Paklijst maken (of van internet overnemen)
  • Contant geld in de lokale valuta halen of bestellen bij het GWK

1 week voor vertrek

Met nog maar een paar dagen te gaan en waarschijnlijk veel stress om op je werk alles zo netjes mogelijk af te ronden voordat je in het vliegtuig stapt. Gelukkig is het grootste gedeelte van je rondreis al uitgedacht en geregeld, dus nu zijn er alleen nog wat kleine details om te regelen.

  • Wat voor weer is het waar je heen gaat?
  • Heb je je aangemeld bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken?
  • Hebben de thuisblijvers wat gegevens over je/jullie reis?
  • Installeer belangrijke apps voor onderweg op je telefoon. Denk hierbij aan:
    • koersconverter app
    • vertaalapp
    • indien nodig download routekaarten
    • booking.com app of Airbnb app met al je reserveringen indien je die hebt gemaakt
    • download Netflix afleveringen om te kijken in het vliegtuig of de bus
    • zet Storytell boeken offline klaar om te luisteren in het vliegtuig
  • Laad al je batterijen, powerbanks en noice cancelling headphones op

En het is natuurlijk ook tijd om je spullen klaar te gaan leggen zodat je niks belangrijks vergeet. Dan zie je ook goed of je veel te veel zomerkleren klaar hebt liggen, of misschien combineert het allemaal niet met elkaar en neem je daardoor onnodig veel kleding mee.

Tip van een pro: weeg je ingepakte tas om te zien of je de gewichtsrestricties van de luchtvaartmaatschappij niet overschrijd. De controles worden steeds strikter en het is zonde als je moet bijbetalen of je halve koffer op Schiphol achter moet laten.

En dan is het tijd om te gaan!

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.